Coordonnateur logistique événements & communications

Principales tâches et responsabilités

Sommaire du poste : Sous la responsabilité de la directrice des partenariats stratégiques et des Tables d’expertise, le coordonnateur est responsable du support opérationnel aux Tables d’expertise pour la réalisation des activités techniques et pour assurer le suivi de l’actualité des experts actifs au sein des Tables d’expertise.  Il ou elle coordonne le suivi logistique lié aux événements et aux besoins de communication, notamment aux Tables d’expertise et requis par l’Association. Ces événements prennent la forme de congrès, sommet, colloques, webinaires, forums, concours, appels de communications, etc.

À cet effet, il travaille en étroite collaboration l’équipe des Tables d’expertises, avec les communications et avec le service externe, responsable de la réalisation des événements. Il entretient des liens privilégiés avec les représentants des Tables d’expertise, issus de l’industrie des transports et avec le ministère des transports du Québec (MTQ).

• Soutenir la directrice des partenariats stratégiques et des Tables d’expertise dans l’organisation des différentes activités, principalement les événements organisés par les Tables d’expertise et par l’Association ;
• Coordonner efficacement tous les besoins logistiques liés à la réalisation des événements (suivi avec les conférenciers, manipulation des informations, gestion des données dans la base de données, rapport, etc.) ;
• Soutenir l’organisation des besoins liés aux événements (gestion des informations, coordination des rencontres, coordination du programme, proposition de l’ordre du jour, compte-rendu) ;
• Assurer le suivi des besoins des différents comités organisateurs des événements ;
• Assurer la réception des projets et le suivi des candidatures pour les Grands prix d’excellence du transport, pour l’appel de conférences du Congrès annuel de l’AQTr, et pour tous les concours organisés dans les différents appels de communications ;
• Participer à la révision des outils, des descriptifs et des critères d’évaluation des différents concours et bourses ;
• Soutenir la diffusion de l’appel de candidatures ;
• Coordonner les rencontres des comités d’évaluation et compiler les résultats ;
• Soutenir la promotion des activités de nos partenaires et experts, membres des Tables d’expertise ;
• Soutenir l’équipe des Tables d’expertise dans la recherche de thèmes et les sous thèmes, identifie les sujets potentiels de conférences, identifie et compile les propositions, contacte les auteurs potentiels ;
• Assurer une coordination constante avec les équipes internes et externes dans l’organisation des évènements ;

Expérience

Expérience significative en en coordination d’événements, en communication, ou dans un domaine pertinent pour ce poste.

Connaissance générale

• Connaissance du milieu associatif (atout)
• Connaissance du milieu des transports (atout)
• Connaissance du milieu des événements virtuels et en présence (atout)
• Connaissance du système de gestion des tâches Monday (atout)

Compétences techniques, linguistiques et informatique

• Excellente capacité à communiquer par écrit en français
• Très bonne capacité à s’exprimer oralement en français
• Maitrise des logiciels Microsoft office
• Habileté à travailler avec des bases de données de gestion de la clientèle

Traits de personnalités recherchés

• Autonomie et polyvalence ;
• Esprit stratégique et capacité d’analyse ;
• Excellentes capacités à travailler en équipe et à créer des relations interpersonnelles durables ;
• Habiletés rédactionnelles démontrées ;
• Habiletés organisationnelles de haut niveau.

Avantages qu'offre l'AQTr

• Salaire compétitif révisé annuellement;
• Régimes d’assurances collectives 50/50 ;
• REER collectif ;
• Politique de télétravail flexible ;
• Congé payé entre Noël et le Jour de l’An ;
• Horaires d’été ;
• Journées personnelles ;
• Remboursement de 50$ par mois pour les frais d’internet ;
• Outils et équipements de travail à domicile fournis.

Type d'emploi

Poste temps plein, temps partiel, 100 % télétravail durant la pandémie

Faites parvenir votre cv à carrieres@aqtr.com

Date limite pour postuler :  17 octobre 2022

Mots clés :

communication, événements