Sujet : Maintenir à jour un registre des élèves
Par le présent bulletin, l’Association québécoise des transports (AQTr) attire l’attention des écoles de conduite sur le fait que l’article 4.73 des Exigences détaillées de la SAAQ exige de leur part de maintenir un registre des élèves à jour : « L’école de conduite doit constituer et maintenir à jour un registre des élèves. Ce registre doit contenir, à l’égard de chaque élève inscrit à l’école, ses coordonnées, son adresse électronique, sa date de naissance, le numéro de l’attestation de cours qui lui a été délivrée. »
Compte tenu de ce qui précède, l’AQTr souhaite préciser que le registre des élèves doit être mis à jour dans un délai maximum de plus ou moins deux semaines suivant la date du cours donné par l’école, et ce, pour chacun des programmes du Programme d'éducation à la sécurité routière (PESR) dispensés par l’école. Cette directive s’inscrit dans le but non seulement de faciliter le bon déroulement de toute évaluation administrative qui prévoit de vérifier le PESR en sélectionnant les dossiers des élèves, mais aussi, en cas de révocation d’une école de conduite, pour faciliter le processus pour rejoindre les élèves.
Par ailleurs, l’AQTr invite les écoles à faire la distinction entre l’article 4.73 et l’article 4.75 des Exigences qui contraint toute école de conduite reconnue à transmettre tous les trimestres à l’organisme agréé le registre des élèves de chacun des programmes de cours. En effet, il s’agit de deux choses distinctes :
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remettre le registre des élèves qui contient des informations pour une période donnée (art. 4.75);
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actualiser sur une base régulière le registre des élèves pour que celui puisse refléter en tout temps la réalité du moment (art. 4.73).
Lors de tout contrôle effectué auprès d’une école, l’AQTr s’assurera du respect de ces articles.
Pour toute question concernant ce bulletin, vous pouvez contacter la coordonnatrice de votre école de conduite.
Merci de votre collaboration.
New Bulletin # 17 – 2017 : Message from the AQTr - Reminder – Compliance with Section 4.73 of the Detailed Requirements
Subject: Keeping an up-to-date student list
By the present news bulletin, the Association québécoise des transports (AQTr) draws the driving schools’ attention on the Section 4.73 of the SAAQ’s Detailed Requirements, which demands that they keep an up-to-date student list: “A recognized driving school must have and maintain an up-to-date student list. The list must include, for each student that is registered at the school, their contact information, email address, date of birth, service contract number and the date of signature (Section 4.46), the type of course taken and the course attestation number that they received.”
Given the above, the AQTr would like to make it clear that the student list has to be updated within a delay of more or less two weeks following the class imparted by the school for each of the Road Safety Education Program (RSEP) programs that it offers. This guideline’s purpose is not only to help conduct administrative RSEP evaluations by selecting the student files but also, to enable the process of contacting the students in case of a school’s permit revocation.
Furthermore, the AQTr invites driving schools to differentiate between Sections 4.73 and 4.75 of the Requirements, which requires any recognized driving school to transmit each quarter its student list to the accreditation body for each of its current classes. Indeed, they are two different things:
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to submit the student list containing information for a set time period (art. 4.75);
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to update regularly a student list so it reflects the current state of things at any given moment (art. 4.73).
During all evaluations to which a school is subjected, the AQTr will verify the compliance of these articles.
For any inquiries concerning this news bulletin, please feel free to contact your driving school’s coordinator.
Thank you for your cooperation.