Bulletin de l’AQTr # 31 – 2016 : Procédure pour la vente (ou l’achat) d’une école de conduite

L’Association québécoise des transports (AQTr) a mis à jour la procédure relative à la vente ou l’achat d’une école de conduite. Celle-ci annule et remplace celle diffusée le 25 novembre 2015.

La vente ou l’achat d’une école de conduite implique automatiquement la fermeture du numéro de reconnaissance existant (celui du vendeur), et l’émission d’un nouveau numéro de reconnaissance pour la nouvelle école (celui de l’acheteur). L’attribution du nouveau numéro de reconnaissance est faite uniquement au terme du processus de vente. En effet, en vertu de l’article 4.5 du Cahier des Exigences de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ), « une reconnaissance n’est pas transférable ».     

Afin de mener à bien le processus de vente/achat d’une école de conduite reconnue, il est impératif que le vendeur et l’acheteur suivent chacune des étapes le concernant.

Malgré que certaines étapes du processus de vente/achat d’une école de conduite relèvent spécifiquement de la responsabilité du vendeur ou de l’acheteur, il est important de comprendre qu’il y a coresponsabilité de l’acheteur et du vendeur sur le processus de fermeture des dossiers des élèves inscrits à l’école du vendeur. Ainsi, l’acheteur doit s’assurer que les dossiers des élèves auront été dûment fermés par l’école qui vend et ce, précédant son achat. Le processus de fermeture des dossiers-élèves est détaillé plus bas. 

Actions à entreprendre par le vendeur de l’école de conduite :

1. Aviser l’AQTr de la vente de l’école de conduite

Dès que le vendeur s’entend avec un acheteur pour la vente de son école de conduite, celui-ci doit sans délai en informer par écrit sa coordonnatrice et lui communiquer les informations suivantes :

• La date de signature du contrat de vente de l’école;

• Le nombre d’étudiants actifs à ce jour;

• Les noms et les coordonnées de l’acheteur de l’école.

2. Assurer la mise à jour du dossier administratif de l’école de conduite  

Le vendeur est responsable de la conformité du dossier de son école. Il se doit, le cas échéant, de finaliser tous les suivis administratifs en cours avec l’AQTr avant la date de vente.

3. Acquitter toute somme due à l’AQTr

Le vendeur est dans l’obligation de payer toutes les factures relatives à l’achat de produits et services rendus par l’AQTr. 

Toutefois, si la vente de l’école implique un engagement de la part de l’acheteur à payer les dettes de l’école, le propriétaire doit en informer l’AQTr. De plus, les parties devront prévoir d’indiquer une clause au contrat à cet effet.

4. Assurer la fermeture des dossiers-élèves

Le vendeur de l’école est tenu de :

• transmettre à l’AQTr la liste des étudiants encore actifs à ce jour

• remplir le formulaire de résiliation afin de mettre fin aux contrats de vente

• rembourser si besoin le montant trop perçu à l’étudiant et mettre une photocopie du chèque dans le dossier-élève**

• remettre à l’AQTr les formulaires d’attestations et les numéros de lots d’attestations non utilisés.

• Pour finaliser l’attestation de cours de conduite dans un dossier-élève, le vendeur doit avant la fermeture de son école de conduite :

  • émettre au nom de son école les attestations de tous les élèves en les signant de sa propre main, et en y apposer le sceau de son école

  • indiquer sur l’attestation la date d’émission

  • hachurer les cases vides ou indiquer la mention « sans objet » (s. o.)

  • cocher la case appropriée pour attester que le cours de conduite est soit réussi, soit incomplet.

* Il est à noter qu’il existe une alternative à la fermeture des attestations par le propriétaire existant (le vendeur). En effet, l’AQTr, à la demande du vendeur, peut consacrer du temps à l’école pour se charger de la fermeture des attestations. Ainsi, l’AQTr émettra elle-même les attestations aux élèves actifs de l’école qui seront transférés à la nouvelle école. Pour ce faire, le vendeur et l’acheteur doivent le décider à l’avance et en informer par écrit l’AQTr en spécifiant qui du vendeur ou de l’acheteur payera les frais encourus pour le service rendu. Il est à noter qu’une estimation du coût (la fermeture d’un dossier-élève revient à 10 $/dossier) pour la fermeture des attestations par l’AQTr sera faite à l’école avant d’entamer ces activités.

** Dossier-élève = contrat de vente de cours, preuve de paiement, fiche de l’élève, examen, fiche d’évaluation, attestation.

Actions à entreprendre par l’acheteur de l’école de conduite :

L’acheteur est dans l’obligation de :

1. Vérifier s’il répond aux critères d’admissibilité à la reconnaissance d’une école de conduite reconnue, en cliquant ici.

2. Faire une demande d’ouverture de dossier

• Remplir et transmettre le formulaire d’inscription (disponible ici) dûment rempli en s’assurant de spécifier qu’il s’agit d’une demande de reconnaissance dans le cadre de l’achat d’une école de conduite;

• Joindre le paiement des frais d’ouverture de dossier;

NB. – À la réception du formulaire et du paiement des frais d’ouverture de dossier, l’AQTr fera parvenir au nouveau propriétaire le « Guide de demande de reconnaissance ». Ce guide détaille la marche à suivre, les documents de référence et précise les coûts reliés à l’obtention de la reconnaissance.

• Faire parvenir à l’AQTr le document démontrant que la transaction a été conclue : contrat de vente, acte notarié, etc.

• Envoyer à l’AQTr les documents suivants avant la date de la transaction*** :

  1. Attestation récente de vérification des antécédents criminels,

  2. le formulaire de paiement des frais d’accompagnement à la reconnaissance,

  3. le formulaire d’acceptation des conditions de demande de reconnaissance,

  4. la déclaration de solvabilité,

  5. le formulaire de personne responsable,

  6. le REQ avec l’adresse de l’école,

  7. la liste du personnel enseignant,

  8. la liste des véhicules,

  9. le contrat de vente des élèves / un exemplaire du contrat de vente de cours de l’élève qui sera utilisé,

  10. la liste d’élèves transférés.

***Noter que la liste à laquelle fait référence ce point n’est pas exhaustive. Il se peut que d'autres documents vous soient demandés à la suite de la date de la transaction.

Parallèlement aux étapes énumérées précédemment, l’acheteur est responsable de s’assurer, avant la date de la transaction, que le vendeur a procédé à la fermeture des dossiers-élèves de l’école de conduite qu’il achète tel que stipulé plus haut dans ce bulletin.

Si le vendeur ne ferme pas les dossiers-élèves selon la procédure et ce, avant la date de la transaction, l’acheteur s’expose à devoir payer des frais pour que l’AQTr ferme elle-même les dossiers-élèves, à savoir : 10 $/dossier, comme indiqué dans la Grille tarifaire.

Le vendeur et l’acheteur peuvent aussi considérer l’alternative proposée par l’AQTr précédemment dans ce bulletin à la section « Actions à entreprendre par le vendeur » (voir p2, point 4, au niveau de l’astérisque).

Selon l’article 2.5 des Exigences, « toute information fournie par l’école de conduite candidate à l’organisme agréé doit être complète et exacte. L’admissibilité de l’école à la reconnaissance est conditionnelle à l’exhaustivité et à l’exactitude des informations que doit fournir l’école ». Dès lors, si suivant l’analyse de la demande, il s’avère que l’acheteur n’est pas admissible à l’obtention d’une reconnaissance, il sera de la responsabilité du vendeur de remettre tous les dossiers-élèves à l’AQTr.

3. L’acheteur doit s’assurer que son dossier est finalisé auprès de l’AQTr et qu’un nouveau numéro de reconnaissance lui a été attribué avant de débuter ses opérations.

4. Suivant l'obtention de sa reconnaissance, l'école doit ouvrir un nouveau dossier pour chacun des élèves transférés et leur faire signer un nouveau contrat de vente de cours.

Pour toute question concernant la vente ou l’achat d’une école de conduite, vous pouvez contacter la personne responsable de votre dossier-école; elle se fera un plaisir de vous aiguiller.