Le présent bulletin vise à faire un rappel aux écoles de conduite quant à l’utilité du registre d’attestations et aux informations (et à leur exactitude) que celui-ci doit contenir. De ce fait, toute autre communication ou directive envoyée précédemment ne doit plus être considérée.
L’article 4.63 du cahier des Exigences de la SAAQ stipule que l’école de conduite est tenue de constituer et de maintenir à jour un registre des attestations afin de s’assurer du contrôle des formulaires et des numéros d’attestations (électroniques ou papiers) qu’elle détient. Par ailleurs, ce registre permet également de démontrer que l’élève inscrit a bien suivi le cours pour lequel il détient l’attestation.
Par conséquent, pour respecter cette exigence, il est important de tenir compte à la fois des informations concernant le numéro de formulaire d’attestation décrites ci-dessous (voir point 1), ainsi que de l’ensemble des informations de l’élève requises sur le registre (voir point 2) :
1. Différents numéros de formulaires d’attestation devant figurer au registre d’attestations :
Le registre d’attestations ne doit contenir que les numéros des attestations qui ont été remises à des élèves durant le trimestre en question :
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Ainsi, le registre d’attestations pour le programme de cours auto (classe 5) liste le numéro d’attestation de tout élève ayant complété la phase 1 du cours et lui ayant été attribuée;
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Tandis que dans le registre d’attestations pour le programme de cours motocyclette, cyclomoteur et motocyclette à trois roues, seront notés les numéros d’attestations des élèves ayant fini leur cours dans son intégralité;
* Pour les deux classes de cours, il est à noter que les numéros d’attestations des élèves qui ne poursuivent pas leur cours à l’école de conduite doivent également être indiqués au registre.
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Par ailleurs, « tout formulaire d’attestation de cours qui ne peut être utilisé pour motif de perte, de vol ou de bris doit être identifié dans le registre » et porté à l’attention de l’AQTr (cf. article 4.65 des Exigences).
2. Informations concernant les coordonnées des élèves sur le registre d’attestations :
Outre le numéro du formulaire d’attestation, il est important que les informations relatives aux coordonnées de chaque élève soient indiquées dans le registre des attestations. Plus précisément, il s’agit de :
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la date d’émission de l’attestation;
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le nom de l’élève;
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l’adresse postale complète de l’élève (numéro, rue, ville, code postal);
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l’adresse courriel (facultatif, mais fortement conseillé);
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le numéro de téléphone;
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la classe d’enseignement (auto, moto, cyclo ou 3 roues).
NB. – Les écoles dont le registre n’est pas conforme recevront de l’AQTr une lettre leur demandant d’apporter les corrections nécessaires à ce dernier.
Veuillez cliquer ici si vous désirez télécharger un modèle de registre d’attestations.
Aussi, l’AQTr tient à rappeler aux écoles de conduite que le registre des attestations et les copies des formulaires d’attestations doivent être transmis à l’AQTr trimestriellement, au plus tard le 15 du mois suivant (cf. article 4.64, 4.65 par. 1).
Merci de votre collaboration.
News Bulletin from the AQTr # 33 – 2015: Reminder about the List of Attestations
By the present news bulletin, the AQTr would like to remind driving schools of the purpose of the list of attestations and of the type of information (and of its accuracy) that it must contain. Any former instruction on the subject should not be followed anymore.
According to the article 4.63 of the Detailed Requirements of the SAAQ, the driving school has to create a list of attestations and keep it updated so as to control the forms and numbers of (electronic or paper) attestations that the driving school issues. Also, this list of attestations enables the driving school to “demonstrate that the student actually took the course that corresponds to the attestation”.
Therefore, in order to comply with this requirement, it is important to take into account not only the information related to the number of the attestation form (see below, section 1), but also all the information that must be written down on the list of attestations (see below, section 2):
1. Various Attestation Form Numbers which have to be Registered in the List of Attestations:
The list of attestations should only contain the numbers of the attestations which were issued and handed out to students during the last quarter, i.e.:
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The class 5 (passenger vehicle) RSEP list of attestations should only list the number of attestations of the students who completed phase 1 and who received an attestation;
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On the other hand, in the class 6 (motorcycle, scooter, 3-wheeled motorcycle) list of attestations should be written down the number of attestations of students who completed the whole course;
* For both classes, the list should also comprise the attestation numbers of students who chose not to go on with their course at your school.
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Furthermore, “any attestation numbers that cannot be used as a result of loss, damage or theft must be identified in the register of attestations”. This information should also be shared with the AQTr (see article 4.65 of the Detailed Requirements).
2. Students’ Personal Information in the List of Attestations:
Besides the attestation form numbers, the following personal information related to the students has to be written down on the list of attestations:
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The date of the issuance of the attestation;
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The student’s name;
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The student’s full address (street number, street, city, zip code);
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The email address (optional, but recommended);
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The phone number;
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The class of the course taken (passenger vehicle, motorcycle, scooter, 3-wheeled motorcycle).
NB. – Any driving school whose list of attestations is non-compliant will receive a letter from the AQTr asking her to correct it.
Please click here to download a template of the list of attestations.
Furthermore, the AQTr would like to remind driving schools that the list of attestations, as well as all attestation forms duly completed, must be submitted to the AQTr each quarter, prior to the 15th of the following month (see article 4.64, 4.65 1st paragraph).
Thank you for your cooperation.