L’Association québécoise des transports (AQTr) a mis à jour la procédure relative à la vente ou l’achat d’une école de conduite. Celle-ci annule et remplace celle diffusée le 28 septembre 2016.
La vente ou l’achat d’une école de conduite implique automatiquement la fermeture du numéro de reconnaissance existant (celui du vendeur), et l’émission d’un nouveau numéro de reconnaissance pour la nouvelle école (celui de l’acheteur). L’attribution du nouveau numéro de reconnaissance est faite uniquement au terme du processus de vente. En effet, en vertu de l’article 4.5 du Cahier des Exigences de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ), « une reconnaissance n’est pas transférable ».
Afin de mener à bien le processus de vente/achat d’une école de conduite reconnue, il est impératif que le vendeur et l’acheteur suivent chacune des étapes le concernant.
Malgré que certaines étapes du processus de vente/achat d’une école de conduite relèvent spécifiquement de la responsabilité du vendeur ou de l’acheteur, il est important de comprendre qu’il y a coresponsabilité de l’acheteur et du vendeur dans le processus de fermeture des dossiers des élèves inscrits à l’école du vendeur :
Ainsi, l’acheteur doit s’assurer que les dossiers des élèves actifs auront été dûment fermés par l’école qui vend et ce, précédant son achat. Le processus de fermeture des dossiers-élèves est détaillé plus bas.
De plus, les dossiers d’élèves inactifs de l’école qui est vendue, doivent être pris en charge. L’acheteur et le vendeur doivent déterminer si les dossiers des élèves inactifs seront récupérés à la nouvelle école (celle de l’acheteur). Si tel est le cas, l’acheteur en sera pleinement responsable et devra les conserver soit à son école, soit dans un lieu sécuritaire qui devra être connu de l’AQTr. Dans le cas contraire, le vendeur devra transmettre à l’AQTr tous les dossiers des élèves inactifs avant la fin du processus de vente/d’achat de l’école. En effet, l’émission de la reconnaissance de la nouvelle école (celle de l’acheteur) est conditionnelle à la remise des dossiers d'élèves inactifs à l’AQTr.
Actions à entreprendre par le vendeur de l’école de conduite :
1. Aviser l’AQTr de la vente de l’école de conduite
Dès que le vendeur s’entend avec un acheteur pour la vente de son école de conduite, celui-ci doit sans délai en informer par écrit sa coordonnatrice et lui communiquer les informations suivantes :
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La date de signature du contrat de vente de l’école;
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Le nombre d’étudiants actifs à ce jour;
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Informer l’AQTr si elle détient des dossiers d’élèves inactifs, et le cas échéant, s’ils seront pris en charge par l’acheteur;
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Les noms et les coordonnées de l’acheteur de l’école.
2. Assurer la mise à jour du dossier administratif de l’école de conduite
Le vendeur est responsable de la conformité du dossier de son école. Il se doit, le cas échéant, de finaliser tous les suivis administratifs en cours avec l’AQTr avant la date de vente.
3. Acquitter toute somme due à l’AQTr
Le vendeur est dans l’obligation de payer toutes les factures relatives à l’achat de produits et services rendus par l’AQTr.
Toutefois, si la vente de l’école implique un engagement de la part de l’acheteur à payer les dettes de l’école, le propriétaire doit en informer l’AQTr. De plus, les parties devront prévoir d’indiquer une clause au contrat à cet effet.
4. Assurer la fermeture des dossiers des élèves actifs
Le vendeur de l’école est tenu de :
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remplir le formulaire de résiliation afin de mettre fin aux contrats de vente
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rembourser si besoin le montant trop perçu à l’étudiant et mettre une photocopie du chèque dans le dossier-élève**
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de noter clairement sur la fiche-élève, pour chaque leçon, les dates et les heures de celle-ci
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s’assurer que la fiche-élève contient les initiales ou la signature de l’élève et du formateur, ainsi que le numéro de carte de ce dernier
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s’il s’agit des dossiers d’élèves inscrits au PESR (classe 5), faire en sorte que le dossier comprenne également, le cas échéant les documents suivants :
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la feuille-réponse de l’examen
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les fiches d’évaluation pratique formatives.
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Pour finaliser l’attestation de cours de conduite dans un dossier-élève, le vendeur doit avant la fermeture de son école de conduite :
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émettre au nom de son école les attestations de tous les élèves en les signant de sa propre main, et en y apposer le sceau de son école
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indiquer sur l’attestation la date d’émission
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hachurer les cases vides ou indiquer la mention « sans objet » (s. o.)
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cocher la case appropriée pour attester que le cours de conduite est soit réussi, soit incomplet.
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* Il est à noter qu’il existe une alternative à la fermeture des attestations par le propriétaire existant (le vendeur). En effet, l’AQTr, à la demande du vendeur, peut consacrer du temps à l’école pour se charger de la fermeture des attestations. Ainsi, l’AQTr émettra elle-même les attestations aux élèves actifs de l’école qui seront transférés à la nouvelle école. Pour ce faire, le vendeur et l’acheteur doivent le décider à l’avance et en informer par écrit l’AQTr en spécifiant qui du vendeur ou de l’acheteur payera les frais encourus pour le service rendu. Il est à noter qu’une estimation du coût (la fermeture d’un dossier-élève revient à 10 $/dossier) pour la fermeture des attestations par l’AQTr sera faite à l’école avant d’entamer ces activités.
**Dossier-élève = contrat de vente de cours, preuve de paiement, fiche de l’élève, examen, fiche d’évaluation, attestation.
5. Documents, dossiers et articles à remettre à l’AQTr
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La liste des étudiants encore actifs à ce jour;
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le cas échéant, tous les dossiers des élèves inactifs et confirmer à l’AQTr la date à laquelle ceux-ci seront déposés à ses bureaux, si tel est le cas;
ET
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les formulaires d’attestations et les numéros de lots d’attestations non utilisés;
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le sceau de l’école;
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le certificat de reconnaissance.
Actions à entreprendre par l’acheteur de l’école de conduite :
L’acheteur est dans l’obligation de :
1.Vérifier s’il répond aux critères d’admissibilité à la reconnaissance d’une école de conduite reconnue, en cliquant ici.
2. Faire une demande d’ouverture de dossier
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Remplir et transmettre le formulaire d’inscription (disponible ici) dûment rempli en s’assurant de spécifier qu’il s’agit d’une demande de reconnaissance dans le cadre de l’achat d’une école de conduite;
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Joindre le paiement des frais d’ouverture de dossier;
NB. – À la réception du formulaire et du paiement des frais d’ouverture de dossier, l’AQTr fera parvenir au nouveau propriétaire le « Guide de demande de reconnaissance ». Ce guide détaille la marche à suivre, les documents de référence et précise les coûts reliés à l’obtention de la reconnaissance.
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Faire parvenir à l’AQTr le document démontrant que la transaction a été conclue : contrat de vente, acte notarié, etc.
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Envoyer à l’AQTr les documents suivants avant la date de la transaction***:
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Attestation récente de vérification des antécédents criminels,
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le formulaire de paiement des frais d’accompagnement à la reconnaissance,
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le formulaire d’acceptation des conditions de demande de reconnaissance,
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la déclaration de solvabilité,
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le formulaire de personne responsable,
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le REQ avec l’adresse de l’école,
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la liste du personnel enseignant,
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la liste des véhicules,
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le contrat de vente des élèves/un exemplaire du contrat de vente de cours de l’élève qui sera utilisé,
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la liste d’élèves transférés,
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le cas échéant, une confirmation qu’il (l’acheteur) prendra en charge les dossiers des élèves inactifs en spécifiant ainsi l’adresse à laquelle ceux-ci seront conservés, si l’adresse diffère de celle de la nouvelle école.
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*** Noter que la liste à laquelle fait référence ce point n’est pas exhaustive. Il se peut que d'autres documents vous soient demandés à la suite de la date de la transaction.
Parallèlement aux étapes énumérées précédemment, l’acheteur est responsable de s’assurer, avant la date de la transaction, que le vendeur a procédé à la fermeture des dossiers-élèves de l’école de conduite qu’il achète comme stipulé plus haut dans ce bulletin. Également, l’acheteur doit faire en sorte que les dossiers inactifs des élèves ont été transmis à l’AQTr s’il ne compte pas en assurer la charge.
Si le vendeur ne ferme pas les dossiers-élèves selon la procédure, et ce, avant la date de la transaction, l’acheteur s’expose à devoir payer des frais pour que l’AQTr ferme elle-même les dossiers-élèves, à savoir : 10 $/dossier, comme indiqué dans la Grille tarifaire.
Le vendeur et l’acheteur peuvent aussi considérer l’alternative proposée par l’AQTr précédemment dans ce bulletin à la section « Actions à entreprendre par le vendeur » (voir point 4, au niveau de l’astérisque).
Selon l’article 2.5 des Exigences, « toute information fournie par l’école de conduite candidate à l’organisme agréé doit être complète et exacte. L’admissibilité de l’école à la reconnaissance est conditionnelle à l’exhaustivité et à l’exactitude des informations que doit fournir l’école ». Dès lors, si suivant l’analyse de la demande, il s’avère que l’acheteur n’est pas admissible à l’obtention d’une reconnaissance, il sera de la responsabilité du vendeur de remettre tous les dossiers-élèves à l’AQTr.
3. L’acheteur doit s’assurer que son dossier est finalisé auprès de l’AQTr et qu’un nouveau numéro de reconnaissance lui a été attribué avant de débuter ses opérations.
4. Suivant l’obtention de sa reconnaissance, l’école doit ouvrir un nouveau dossier pour chacun des élèves transférés et leur faire signer un nouveau contrat de vente de cours.
Pour toute question concernant la vente ou l’achat d’une école de conduite, vous pouvez contacter la personne responsable de votre dossier-école; elle se fera un plaisir de vous aiguiller.
News Bulletin from the AQTr # 12 – 2017: Procedure for Selling (or Buying) a Driving School
The Association Québécoise des transports (AQTr) has updated the procedure for selling and/or buying a driving school. Therefore, it cancels and replaces the one published on September 28, 2016.
Please note that selling or buying a driving school will necessary lead to the closing of the existing recognition number (the seller’s) and to the creation of a new recognition number for the new school (the buyer’s). This step will be dealt with only at the end of the selling process. Indeed, according to the article 4.5 of the Detailed Requirements of the SAAQ, “a certificate of recognition (…) is non-transferable”.
Therefore, in order to start this selling/buying process properly, it is imperative for the seller and the buyer to follow the steps that apply.
Despite the fact that some of the steps of this process are either the seller’s or the buyer’s responsibility, it is important to understand that both the buyer and the seller actually share the responsibility in the process of closing the files of the students enrolled at the seller’s driving school:
Therefore, the buyer has to make sure that active students’ files were dully closed by the school which is being sold, and this, before he buys it. The process of closing students’ files is described below.
Moreover, the inactive students’ files of the school being sold have to be taken care of. So, both the buyer and the seller must determine if the inactive students’ files will be kept at the new school (the buyer’s). In this case, the buyer will be entirely responsible for these files and will have to keep them either at the school, or in safe place known of the AQTr. If on the other hand, the buyer does not want to be responsible for the inactive students’ files, he’ll have to send all of them to the AQTr by the end of the selling/buying process. Indeed, the issuance of the new school (the buyer’s) recognition certificate is conditional upon handing out the inactive students’ files to the AQTr.
Actions to be performed by the seller of the driving school:
1. Inform the AQTr that the driving school is to be sold
Once it is agreed between the seller and a buyer for the sale of the driving school, the seller must inform immediately the AQTr, in writing. The seller has to share with his school coordinator the following information:
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The potential date of the sale;
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The number of active students of the school;
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The information on whether the school has inactive students’ files, and in this case, if they will be taken care of by the buyer;
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The name and contact details of the buyer of the school.
2. Make sure that the driving school file is up-to-date
The seller is in charge of having a compliant driving school file. If it is not the case, he has to make the required administrative follows up with the AQTr and to close the files before the sale.
3. Pay for the outstanding invoices
The seller must pay for all the outstanding invoices related to products and services rendered by the AQTr.
If it is the buyer who has to pay for the school’s debts, it should be mentioned to the AQTr and on the sales contract.
4. Close active students’ files
The seller of the school has to:
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fill in the students’ termination form in order to end the sales contracts
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give a refund to the student for the non-rendered services if necessary. Keep a copy of the cheque in the student’s file**
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write down clearly on students’ sheets, the dates and time for each class
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make sure that students’ sheets contain both the student’s and instructor’s initials and signature. Also, the instructor’s card number.
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If these files belong to students who have been following the class 5 RSEP, make sure that the files contain the following documents:
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Exam answer sheet,
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Formative self-assessment sheets.
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As far as course attestations, part of students files, are concerned, the seller must, before the sale:
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give the attestations to each student. The owner has to sign the attestations himself, and add the seal of the driving school
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he must write down on the attestation the date of issuance
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also, he must cross all the empty boxes on the attestations or write down “non-applicable” (N/A) in the empty boxes
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tick the appropriate result (pass, fail or incomplete).
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* Please note that there is another option for the present owner (the seller) of the school. Indeed, if he decides to do so, the seller can ask the AQTr to take care of the students’ files and the emission of the attestations. The AQTr will therefore provide the active students with their attestation before their transfer to the new school. In that case, both the owner and the buyer will have to decide that beforehand and notify the AQTr in writing. Moreover, the AQTr will have to know who is going to pay for this service. An estimate of the cost (closing a driving school file costs $ 10 / file) of the rendered service will be sent to the school before starting the procedure.
** The student file = sales contract, proof of payment, student sheet, exam, assessment form, attestation.
5. Documents, files and items to hand out to the AQTr
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Up-to-date active students’ list;
-
If necessary, all the inactive students’ files and inform the AQTr on the date of their delivery at the AQTr office;
AND
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Attestation forms and numbers that will not be used;
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Seal of the school;
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Certificate of recognition.
Actions to be performed by the buyer of the driving school:
The buyer has to:
1. Make sure that he is eligible to open a driving school by clicking here.
2. Submit a request for opening a file at the AQTr, i.e.:
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fill in and send to the AQTr the driving school recognition form (available here). Also, he has to mention that it is a request for opening a driving school in the process of buying an existing school;
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pay for the file opening fees.
NB. – Please note that once the AQTr receives both the recognition and payment forms, she will send the owner-to-be the “Guide de demande de reconnaissance”, which describes the steps to follow, the reference documents and the costs related to the school recognition.
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send to the AQTr a document proving that the transaction was made: deed of sale, notarised agreement, etc.
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send to the AQTr the following documents prior to the date of the sale of the driving school***
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a recent Attestation of a Criminal Background Check,
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the complete payment form for the recognition fees,
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the filled in form “Formulaire d’acceptation des conditions de demande de reconnaissance”,
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a proof of solvency,
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the Person of Authority Declaration Form,
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the “REQ” with the mention of the address of the school,
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the staff list,
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the list of the vehicles,
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the driving course contract / an example of the driving course contract that will be used for the student,
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the list of the students who will be transferred to the new school,
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if necessary, a confirmation statement that the buyer will take care of the inactive students’ files. Please mention in this document where (address) these files will be kept if they are not to be kept at the new school.
***Please note that this list is non-exhaustive and that other documents may be asked from you after the transaction.
On top of these duties, the buyer is responsible for making sure, before the date of the transaction, that the seller has closed all the students’ files of the school that he is buying, as it was previously mentioned in this news bulletin. On top of that, the buyer must take measures to hand out all the inactive students files to the AQTr if he is not planning on taking care of them.
If the seller does not close the students’ files according to the procedure, prior to the transaction, the buyer might have to pay fees to the AQTr for it to close the students’ files itself: i.e. $ 10 / file, according to the current Price List.
The buyer and the seller might as well consider the alternative of the AQTr introduced previously in this news bulletin, section “Actions to be performed by the seller of the driving school” (see point 4, the asterisk).
According to the article 2.5 of the Detailed Requirements, “all information given to the accreditation body by the driving school must be complete and accurate. The driving school’s eligibility for recognition is conditional on the completeness and accuracy of the information required”. Thus, if after analysing the recognition request the AQTr realizes that the applicant is not eligible to opening a driving school, it will consider the seller responsible for handing out himself all the students’ files to the AQTr.
3. The buyer has to make sure that his driving school opening file is complete at the AQTr and that the AQTr has provided him with a new school recognition number before operating.
4. After the recognition, the school has to open a new file for each student who was transferred from the former school. Moreover, a new driving course contract has to be signed with all the students in this situation.
Should you have any questions regarding this procedure, feel free to contact your school coordinator; he/she will be delighted to help you.