Ce bulletin vise à sensibiliser les écoles de conduite quant aux délais actuellement occasionnés par l’envoi de documents par la poste.
En effet, il est à noter que les bureaux de l’AQTr sont toujours fermés en raison du contexte actuel lié à la COVID-19. Par conséquent, cette situation occasionne certains retards dans la réception et dans le traitement des documents transmis à l’AQTr par voie postale.
Au service de la formation et de l’évaluation, des retards peuvent notamment être engendrés dans le processus de reconnaissance des formateurs lorsqu’un dossier d’admissibilité ou un journal d’activité est transmis à l’AQTr par courrier.
Au service de l’administration des écoles de conduite, la réception des documents trimestriels (registres d’inscriptions et liste du personnel enseignant) ainsi que des documents relatifs au maintien de la reconnaissance (preuve de validité du cautionnement, preuve de renouvellement de l’assurance responsabilité civile, etc.) peut également être retardée lorsque ceux-ci sont transmis par la poste.
Ainsi, l’AQTr suggère fortement aux écoles de lui transmettre l’ensemble de ses documents par voie électronique.
Finalement, l’AQTr préconise le paiement de factures par carte de crédit plutôt que par chèque et invite les écoles de conduite à procéder ainsi dans la mesure du possible afin d’éviter de recevoir à tort un avis de défaut de paiement. Il est à noter que les écoles qui insistent pour payer par chèque demeurent autorisées à le faire. Néanmoins, l’AQTr demande à ces écoles de bien vouloir lui transmettre par courriel la preuve d’envoi du chèque par la poste afin d’éviter toute confusion.
News Bulletin # 50 – 2020 : Message from the AQTr – Delays related to documents sent by mail
The purpose of this news bulletin is to make driving schools aware of the delays currently caused by the mailing of documents.
Indeed, it should be noted that the AQTr’s offices are still closed due to the current context related to COVID-19. As a result, this situation is causing some delays in the receipt and processing of documents sent to the AQTr by mail.
Within the training and evaluation department, delays may occur in the in-car and in-class instructors training process when an eligibility file or activity book is sent to the AQTr by mail.
Within the driving school administration department, the receipt of quarterly documents (registration records and list of teaching staff) as well as documents related to the maintenance of recognition (proof of bond validity, proof of liability insurance renewal, etc.) may also be delayed when they are sent by mail.
Consequently, the AQTr strongly suggests that schools send all documents electronically.
Finally, the AQTr recommends that invoices be paid by credit card rather than by cheque and encourages driving schools to do so whenever possible to avoid receiving an overdue account notice. It should be noted that schools that insist on paying by cheque remain authorized to do so. However, the AQTr asks for these schools to please email proof of mailing the cheque to avoid confusion.