La Société de l’assurance automobile du Québec (Société) désire faire un rappel aux écoles de conduite concernant les articles 4.68 et 5.5 des Exigences détaillées.
Il a été observé lors de vérifications dans les écoles de conduite que les dossiers des élèves n’étaient pas toujours constitués des documents demandés à l’article 4.68.
En effet, l’article 4.68 mentionne que :
L’école de conduite reconnue doit constituer un dossier pour chacun de ses élèves. Ce dossier doit contenir les documents suivants :
a. la copie du contrat de service avec l’élève signée par les deux parties (article 4.46);
b. la copie de l’attestation de cours;
c. la fiche de l’élève, qui doit identifier clairement, pour chaque leçon, les dates et les heures et qui doit porter les initiales ou la signature de l’élève et du formateur qui y a participé ainsi que le numéro de reconnaissance de ce formateur.
En sus de ces documents, le dossier de l’élève inscrit au PESR pour la conduite d’un véhicule de promenade (classe 5) doit contenir :
a. la feuille-réponse de l’examen théorique (le module 5 et la mention de l’examen qui s’y réfère);
b. les fiches d’évaluation pratiques formatives (les sorties 5 et 10) et la fiche synthèse de la sortie 15 qui doivent porter les initiales et les signatures de l’élève et du formateur qui y a participé.
De plus, lors de la cessation des activités d’une école de conduite, l’école de conduite est tenue, sur demande, de remettre à l’AQTr, notamment, l’ensemble des dossiers des élèves.
Lorsqu’il s’agit de la vente d’une école, le contrat de vente conclu entre l’acheteur et le vendeur doit préciser les dossiers des élèves qui seront pris en charge par l’école qui achète. Les dossiers non inclus dans la vente devront également être identifiés par le vendeur et pris en charge par l’AQTr. Un formulaire présentant toutes ces informations doit être rempli, signé et remis à l’AQTr deux semaines avant la date prévue de la transaction.
En effet, l’article 5.5 mentionne que :
La reconnaissance d’une école de conduite prend fin avec la radiation de son immatriculation au registre des entreprises prévu à la Loi sur la publicité légale des entreprises.
Lors de la fin ou lors de la révocation de sa reconnaissance, l’école de conduite est tenue, sur demande de l’organisme agréé, de remettre à celui-ci son certificat de reconnaissance, l’ensemble de ses dossiers actifs et inactifs, les formulaires d’attestations et les numéros de lots d’attestations non utilisés.
La Société fait ce rappel aux écoles de conduite afin d’éviter que des élèves soient pénalisés lors d’une fermeture d’école.
Dossier actif : Élève dont le contrat de service est en vigueur (durée de 18 mois) et dont le PESR n’est pas complété.
Dossier inactif : Élève dont le contrat de service est échu (durée de 18 mois), dont le PESR n’est pas complété et dont le dossier est dans le délai de conservation de 5 ans.
Dossier archivé : Élève dont le contrat de service est échu (durée de 18 mois), dont le PESR est complété et dont le dossier est dans le délai de conservation de 5 ans.
News Bulletin #23 – 2018: Message from the SAAQ - Articles 4.68 & 5.5 of the Detailed Requirements
The Société de l’assurance automobile du Québec (Société) would like to send a reminder to driving schools about the articles 4.68 & 5.5 of the Detailed Requirements.
During verifications that were made in driving schools, it was noticed that students’ files do not always contain all the documents prescribed by the article 4.68.
Yet, according to the article 4.68:
A recognized driving school must keep a file for each of its students. This file must contain the following information:
A copy of the service contract with the student (Section 4.46)
A copy of the attestation
The student’s record, which must clearly identify the date and time of each lesson, and must bear the initials or signature of the student and training officer who participated in each lesson, along with the training officer’s number of recognition.
In addition to these documents, any students enrolled in the RSEP for passenger vehicles (Class 5) must also have the following in their file:
The answer sheet for their theoretical exam (Module 5 and indication of the exam taken)
The practical training evaluation forms (In-car sessions 5 and 10) and a summary sheet of in-car session 15, all bearing the initials and signatures of the student and training officer who participated in each lesson.
Moreover, when a driving school closes, the driving school must, upon request, provide the AQTr with, among others, all the students’ files.
When a school is being sold, the sales contract signed between the buyer and the seller must describe which students’ files will be kept by the buyer of the school. Files that are not included in the sale must also be identified either by the seller of the AQTr. The school has to fill in and sign a document with all this information and send it to the AQTr at least two weeks prior to the date of the sale.
Indeed, the article 5.5 states that:
The recognition status of a driving school ends with the removal of its registration from the enterprise register pursuant to the Act Respecting the Legal Publicity of Enterprises.
When a driving school withdraws or has its recognition revoked, it must send its certificate of recognition, all active and inactive records, attestation forms and unused attestation numbers to the accreditation body, upon their request.
The SAAQ is willing to make this reminder in order to prevent students from being penalised if their driving school shuts down.
Active file: the file of a student whose service contract is still valid (length : 18 months) and who has not completed the RSEP
Inactive file: the file of a student whose service contract has expired (length: 18 months) but who has not completed the RSEP. Also, this file must still be kept for a period of 5 years.
Archived file: the file of a student whose service contract has expired (length: 18 months) but who completed the RSEP. Also, this file must still be kept for a period of 5 years.