Sujet : Emplacement des dossiers-élèves
L’AQTr désire informer les Regroupements, ainsi que les écoles de conduite, de la façon dont elle procède, lors de tout type de contrôle, pour s’assurer du respect de l’article 4.69 des Exigences détaillées de la SAAQ. Pour rappel, cet article stipule que « le dossier de l’élève doit être disponible en format papier dans le bureau administratif de l’école de conduite reconnue durant la période d’apprentissage de l’élève. Afin de faciliter la gestion, l’école peut conserver une copie du dossier de l’élève en format numérique (…). »
Si lors de la visite de l’AQTr, certains dossiers-élèves auto et moto ne sont pas disponibles pour la consultation du conseiller-évaluateur, celui-ci autorisera l’École à lui faire parvenir d’ici la fin de l’évaluation (temps à déterminer par ce dernier en fonction de la durée de la visite) les dossiers manquants par courriel, fax, etc., afin qu’ils puissent être examinés.
Si l’École n’est pas en mesure d’envoyer les documents dans ce délai, le conseiller-évaluateur qualifiera cet article de non conforme.
De plus, si le conseiller-évaluateur de l’AQTr doit prolonger le temps de la visite pour analyser les dossiers recueillis une fois le délai expiré, ses heures supplémentaires seront facturées à l’École à raison de 95 $/heure, comme le prévoit la grille tarifaire en vigueur.
Pour toute question concernant ce bulletin, l’AQTr vous invite à vous renseigner auprès du Service du contrôle et de la gestion des plaintes en écrivant à controles.prec@aqtr.com . Merci de votre collaboration.
News Bulletin # 19 – 2017: Message from the AQTr – Article 4.69 Compliance Enforcement Procedure
Abstract: Student Files Location
By the present news bulletin the AQTr would like to inform Groups of driving schools and driving schools about the procedure that is used during any inspection in order to ensure the compliance of the article 4.69 of the Detailed Requirements of the SAAQ. Here is a reminder of what this article stipulates: “Student files must be available in the administrative office of the recognized driving school during the student’s learning period. The school may keep a copy of the student’s file in digital format for administration purposes (…)”.
If some class 5 or class 6 student files are not available at the school for the AQTr assessor’s inspection, they will have to be provided to the AQTr by the end of the assessment (the assessor will give a deadline according to the length of his/her visit), by email/fax, etc., to be examined.
If the school does not manage to send the missing documents to the AQTr within the given deadline, the school will be marked as non-compliant for this article.
Moreover, the school will be charged for the extra time that the AQTr assessor has to spend in order to go through the files that were provided once the deadline was expired. According to the current price list, the rate is $ 95 / hour.
For further details on this news bulletin, the AQTr invites driving schools to send your questions to the Service du contrôle et de la gestion des plaintes by email at controles.prec@aqtr.com . Thank you for your cooperation.