Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal

Le ministère des Transports du Québec (MTQ) a sous sa responsabilité un réseau de quelque 30 000 km constitués d’autoroutes ainsi que de routes nationales, régionales, collectrices, locales et d’accès aux ressources.

En période hivernale, le déneigement et le déglaçage du réseau routier du MTQ sont réalisés en partie en régie, mais aussi en sous-traitance. À l’hiver 2013- 2014, environ 20 % de ce réseau étaient entretenus en régie par le personnel du MTQ, tandis que les 80 % restants étaient entretenus par un entrepreneur ou une municipalité en sous-traitance, nommés dans cet article les « prestataires de services ». Au total pour cette année-là, un budget d’environ 267 millions de dollars était alloué à l’entretien hivernal des routes sous la responsabilité du MTQ. Ainsi, il importe que les activités d’entretien hivernal soient surveillées adéquatement afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences.

Développement d’un Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal

La surveillance des travaux d’entretien hivernal est dictée par de nombreux documents : les documents contractuels, ainsi que les normes et les directives du Ministère, décrivant les obligations des prestataires de services et de la régie. Étant donné son ampleur, la gestion du mandat de surveillance doit être encadrée et doit s’appuyer sur des outils appropriés, assurant ainsi l’uniformité et l’amélioration des pratiques en matière de surveillance du réseau.

C’est ainsi que durant l’été 2014, le MTQ a conçu un document regroupant l’ensemble des activités requises afin de réaliser une surveillance efficace et uniforme des travaux d’entretien hivernal du réseau routier. Il s’agit du Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal (figure 3).

La surveillance des travaux de chacun des contrats s’effectue depuis plusieurs années au sein du MTQ pour vérifier la conformité des activités. Le Plan ministériel a donc pour principal objectif de s’assurer que la surveillance des travaux d’entretien hivernal des routes est uniforme, tant concernant les travaux réalisés en régie que ceux effectués par les prestataires de services. Ainsi, d’une région à l’autre, les interventions requises par l’équipe de surveillance auprès des prestataires de services, notamment des rencontres, des appels téléphoniques et des visites de circuits, seront uniformes. Le document établit également les grandes exigences du MTQ à l’endroit de l’équipe de surveillance concernant les activités à réaliser.

Par ailleurs, la réalisation du Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal s’est effectuée en concertation avec plusieurs unités du MTQ. Cette collaboration a permis, notamment, de valider la faisabilité opérationnelle de la mise en oeuvre des actions inscrites dans le document.

Présentation du contenu du Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal

Afin d’encadrer adéquatement les activités de surveillance, le Plan ministériel définit d’abord les rôles et les responsabilités des intervenants ciblés dans ce processus. Ces derniers sont le surveillant, les représentants du surveillant ainsi que le représentant technique. Cela permet de s’assurer qu’une terminologie commune est utilisée pour toutes les régions du Québec.

Par la suite, les actions requises pour livrer une surveillance efficiente sont présentées. Cette section constitue le coeur du document. Les actions sont décrites sous forme d’attentes du Ministère envers le personnel responsable de la surveillance des travaux. Quatorze attentes sont définies et se répartissent selon leur période d’application, soit avant, pendant ou après la saison des travaux d’entretien hivernal. Afin d’encadrer et de faciliter leur mise en oeuvre, plusieurs outils ont été conçus et sont proposés dans le document.

Avant ou au début de la saison des travaux d’entretien hivernal

Cinq attentes principales doivent être satisfaites avant ou au début de la saison des travaux d’entretien hivernal.

D’abord, une trousse de surveillance doit être constituée et déposée dans chaque véhicule affecté à la surveillance. Cette trousse doit regrouper l’ensemble des documents essentiels afin de réaliser une surveillance efficiente des travaux d’entretien hivernal.

Le personnel du MTQ ainsi que les prestataires de services doivent également maîtriser certaines notions et procédures relatives à l’entretien hivernal des routes afin d’accomplir leurs tâches adéquatement. Par conséquent, les personnes visées en régie ainsi que chez les prestataires de services doivent assister à des formations, conformément au Plan.

Une rencontre avec les prestataires de services avant la saison contractuelle ou au début de celle-ci est ensuite exigée. En effet, cette rencontre permet d’expliquer les attentes du Ministère et d’amorcer la communication entre l’équipe de surveillance et les prestataires de services. Un compte rendu doit d’ailleurs être rédigé afin de consigner les conclusions des discussions tenues lors de cette rencontre.

Par la suite, toujours avant la saison des travaux d’entretien hivernal ou au début de celle-ci, une visite des circuits est demandée. Cette visite est obligatoire sur tous les circuits, qu’ils soient entretenus par le personnel du MTQ ou par les prestataires de services. Cela permet de dresser un état des lieux et de localiser les particularités d’entretien. Cette visite doit être réalisée conjointement avec le représentant du prestataire de services lorsque le circuit est entretenu par ce dernier.

Enfin, l’équipe de surveillance doit s’assurer que les prestataires de services respectent les exigences décrites aux contrats avant la saison d’entretien hivernal. Des inspections préalables à la saison sont demandées. À titre d’exemple, une évaluation de la conformité des centres d’entreposage et du matériel requis doit être réalisée. Des vérifications des installations du MTQ sont également visées par le Plan de surveillance. Toutes ces actions permettent de s’assurer qu’un entretien efficient du réseau routier pourra être effectué dès le début de la saison.

Pendant la saison des travaux d’entretien hivernal

Dans le cadre du Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal, cinq attentes doivent être satisfaites pendant la saison des travaux d’entretien hivernal.

Il est important que les travaux d’entretien hivernal soient vérifiés fréquemment pour s’assurer de leur conformité aux exigences contractuelles ou aux normes et aux directives du Ministère. Ainsi, il est demandé que les circuits fassent l’objet d’inspections complètes suivant des fréquences minimales établies. Ces dernières sont d’ailleurs définies selon la classification fonctionnelle de la route (autoroute, régionale, collectrice, etc.).

Afin de préserver une communication efficace, il est recommandé de réaliser des rencontres avec le prestataire de services. Il est d’ailleurs exigé qu’une rencontre ait lieu lorsque le prestataire de services ne satisfait pas aux exigences du MTQ lors des premiers événements météorologiques d’importance. Cela permet de réitérer ces exigences et d’orienter l’intervenant concerné vers les actions appropriées.

Par la suite, il est exigé que les prestataires de services soient avisés lorsqu’un avertissement ou un avis de réprimande leur est envoyé. Cela permet de discuter du défaut d’exécution avec l’intervenant visé et de lui permettre de s’améliorer rapidement. Des lettres types pour l’envoi d’avertissements et d’avis de réprimande sont d’ailleurs proposées dans le Plan ministériel de surveillance, encadrant de ce fait le personnel opérationnel pour l’application des modalités contractuelles.

Ensuite, les plaintes à l’égard de l’entretien hivernal du réseau routier doivent être validées et les demandes d’intervention doivent être prises en considération. Cela permet d’offrir un service de qualité aux usagers de la route et aux résidents locaux.

L’évaluation du service rendu par les prestataires de services doit également être réalisée. Elle doit être effectuée trois fois par saison afin d’évaluer la performance de ces derniers. Cette évaluation doit d’ailleurs être complétée afin d’alimenter un rapport annuel produit par le MTQ.

Après la saison des travaux d’entretien hivernal

Après la saison des travaux d’entretien hivernal, trois attentes sont présentées dans le Plan ministériel de surveillance.

D’abord, une visite des circuits est demandée après la saison des travaux afin de comparer les observations avant et après la saison et de localiser les bris pouvant être survenus. Tous les circuits entretenus en régie et en sous-traitance doivent faire l’objet d’une telle inspection après la saison. Toutefois, il est recommandé de réaliser la visite conjointement avec le prestataire de services lorsqu’un bris est détecté afin de lui signifier les modalités contractuelles applicables pour la réparation des dommages.

Par la suite, une évaluation du rendement des prestataires de services doit être réalisée. Elle a pour principal objectif d’informer, à la fin du contrat, le service de gestion des contrats du MTQ ainsi que le prestataire de services de l’appréciation de son rendement.

Enfin, la dernière attente concerne la réalisation d’un bilan annuel dans chaque centre de services du MTQ. Une rencontre, rassemblant toute l’équipe de surveillance, est demandée afin de procéder à une rétrospection de la saison terminée et d’apporter des améliorations au processus de surveillance. Le bilan vise ainsi à améliorer constamment la surveillance des travaux d’une année à l’autre.

Approbation du Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal

Toutes ces attentes se traduisent en actions essentielles pour livrer une surveillance efficiente des travaux d’entretien hivernal, tant en régie qu’en sous-traitance. Ainsi, les autorités de chaque région du Québec doivent approuver ces exigences en apposant leur signature dans le document.

Les dispositions décrites dans le Plan ministériel de surveillance en entretien hivernal doivent être mises en oeuvre dès l’hiver 2014-2015. Les actions demandées seront dès lors appliquées en vue d’un processus de surveillance efficace et uniforme. L’objectif d’uniformisation de la surveillance mis de l’avant par le document sera de ce fait atteint.